【要闻】怎么做好大型OA系统诉求拆析？

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1.1项目的目标

随着s省邮政业务的迅速发展，市场扩大，竞争也在加剧。 满足公司日常办公室的诉求，提高办公室效率，保障重要消息迅速准确地传播决策层、管理层、实施层的消息，s省邮政提出了建设公司内部办公室系统的计划和目标，公司高效灵活地进入 目的是提高公司整体的从业效率，保证新闻资源有效地收集、转发、保存和共享，为公司健康的快速发展提供较强的新闻服务和决策支持。

建立友好、多功能、简单的桌面办公环境，在整个系统中处理领导之间、部门之间的协同工作以及上级之间的指示、批准等下情上达、上情下达等新闻传播。

建立透明的办公室新闻解决机制，体现邮政管理思路，实现办公室流程透明化，下级部门可以监督上级部门的工作，提高机关工作效率。 实现任务跟踪的可视化，上级部门可以实时检查下级部门的业务，提高公司的执行力。

建立内部新闻共享和交互平台，实现内部新闻共享和员工协作。 逐步实现办公室自动化系统与其他应用程序的对接，实现新闻共享。

构建容易维护、容易二次开发、容易扩展的系统，提高系统的稳定性，从而将新闻系统的维护业务量降到最低，通过流程、组织等客户的定制，满足不断变化的客户需求。

建立安全的应用系统，系统必须提供互联网级、系统级、应用级的多层安全控制系统，充分保证整个系统的安全。

必须建立灵活适用的系统，根据长期计划的观点建立广域网范围内的应用系统，一边考虑现状，一边考虑将来业务的迅速发展和组织的变化。

1.2建设大致是

在办公室自动化的过程中，要贯彻经济性、实用性、先进性、安全性、迅速效果、阶段性建设。

经济性:为了保护现有投资，必须在现有投资的基础上继续建设，考虑项目的投资利益状况。

实用性:要考虑OA系统的特殊性，重点处理OA系统的重要业务。

技术的先进性和成熟性:工程作为多个部门通过互联网合作的大规模全企业性系统，系统在漫长的生命周期内具有可持续的维持和可扩展性，为了得到更高的快速发展起点，不要使用先进和成熟的技术

安全性:这次工程必须充分考虑系统的安全性

可管理性:必须使用合理的系统体系结构建立办公室自动化系统操作的集中管理和监视。

迅速效果:考虑到目前办公室自动化系统的诉求，系统成熟的部分是宣传的一部分，特别是办公室自动化系统的重要部分尽快部署，让员工习惯oa系统的采用，最后全面的宣传

1.3办公室系统的应用宣传范围

1.3.1第一阶段

s省邮政事务系统(第一阶段)完成后，系统将复盖省企业机关部室的所有人员、直属部门和地方市企业。 主要的业务功能是会议通知、业务通知、收发文系统和电子邮件系统。

建设周期: 6个月。

业务目标和技术目标:完成统一的组织结构和客户规划和实施，完成管理系统平台的计划，完成基础平台和服务器产品的购买安装，省企业和二级单位之间的公文通过系统传播，省企业和

1.3.2第二阶段

s省邮政事务系统(第二阶段)完成后，系统复盖省企业机关部室全体人员、直属单位和地市、县区企业及地市专业企业。

其中合同审批管理、任务跟踪、文件中心、即时通信等功能被省企业机关、直属机关和地市企业采用。

支持pda等手持终端。

oa (第一阶段)的功能包括会议通知、业务通知、发文解决和领文解决、电子邮件等5个模块，向县区企业及地市专业企业宣传。

建设周期: 9个月。

业务目标和技术目标:巩固第一阶段成果，直属部门和地方市局全面采用系统管理其下级部门的公文流程，省企业在叠加新功能，实现公文流程的基础上，全面提高办公效率。

1.3.3第三阶段

s省邮政事务系统(第三阶段)完成后，系统覆盖全省所有网点，包括分局、储蓄所及配送部，开放所有功能。

省企业的主要机构、直属机构和地方市企业完成门户网站的开发、配置和部署。

系统集成了现有的主要管理类系统，实现了管理类系统的单点登录。

建设周期: 9个月。

业务目标和技术目标:实现s省办公系统的“统一版”，实现从办公系统向管理平台的进化。

1.4办公室系统的应用宣传构想

(一)使用先易后难、逐步载入的展开方法；

oa的宣传不容易，为了对员工有帮助，首先要宣传应用会议通知、业务通知、收发系统、邮件系统。 等待员工的习性，宣传文件管理系统、任务跟踪、指示报告、新闻门户等新应用。

(二)为OA的应用提供充分的业务、技术、培训支持。

为了使oa系统具有操作性，必须及时制定oa运行管理制度为oa的应用提供充分的技术保障，保证系统平稳稳定。

(三)发挥OA宣传中的领导作用。

oa系统宣传的重要力量来自领导，该提案充分支持各级领导建设oa系统，带头采用oa系统，以领导的模范作用影响员工，增加宣传oa系统的力量。

(4)自上而下地充分宣传OA系统，把OA作为生产的一环。

oa系统的宣传依赖于大家的积极性，但也依赖于组织自上而下的推动力。 在一部分功能基本具备投入录用条件的情况下，为了宣传oa系统的采用，坚决取消手工作业，使oa系统合法且唯一运转，作为生产所需的一环。

(5)加强制度评价，将oa系统的宣传与相关评价联系起来。

制定oa宣传审查制度，oa系统的宣传结合部门和个人审查，鼓励先进，处罚落后。

. 5应用程序的功能要求

通过“s省邮政事务自动化业务诉求”的分析和与相关人员的诉求信息表达，在第一阶段事务自动化平台系统建设过程中，构建了安全可靠、可扩展性高、性能良好的邮政基础新闻架构，并在此基础上构建了邮政内部的现状

以列表形式简单说明s省邮局自动化系统的各功能构成。

1.5.1功能列表

表1-1功能列表

模块名称

解释一下

公司知识门户

公司知识门户提供了一个统一的门户，让客户访问新闻资源

完全整合了现有客户的资源，为现有系统和未来快速发展奠定了坚实的基础和良好的框架。

使用集成的客户管理实现单点登录。

使用成熟的产品作为公司一级的文档管理流程

数据交换

提供不同系统之间的数据和应用交换，实现与国家企业办公系统的公文交换

公文解决系统

文件解决是日常事务系统的重要组成部分，具体操作包括文件制作、文件接收、文件发送、文件传阅、文件指示、文件审查、归档等。

公文的流通

提供流程定制工具，可以轻松设定公文流程的规则，使公文的接收、发送、传阅、指示、审查、归档等员工变得相当简单。

定制进程。

提供可视化工具来简单定义公文的流程

定制表单。

提供可视化工具，轻松设定表单样式和权限

流程管理

实时监视进程的运行情况。

会议的管理

会议管理系统首先管理计划会议和日常会议。 提供和管理会议日程的起草、批准、会议通知和会议记录。 管理员可以定制流程，调整具体的环节。

案件申请管理

管理车辆、接待、共同事项等资源，一般根据邮政内部的规定对以上资源的预定设定一定的程序和规则，使系统能够执行预定、确认等相关操作。

日常的办公室系统

日常办公系统主要用于解决邮政内部的办公室。 包括公文解析、个人办公室、流程定制、表单定制等功能。 为了满足移动办公室的需要，该模块还支持移动设备的访问。

自营职业

个人办公室系统以个人秘书为指导思想，建立比较独立的从业环境。 提供关于个人的消息。 例如个人日程、在线交流、电子邮件、公务许可、个人通讯录、新闻查询、待办事宜。

与客户合作

提供bbs、即时消息等多人协作功能

视频会议

提供通过互联网组织和召集会议的功能。

短消息

公共新闻系统。

提供讨论各种公共新闻发布、查询和感兴趣的问题的功能。 这包括电子公告、规章制度、电子刊物、电子论坛、公共地址簿等。

系统维护。

系统维护包括系统管理、代码数据库维护、系统安全维护、系统日志数据库和文件归档管理。

文档管理。

允许客户关联和管理文档结构、文档和文档权限。 文档的创建、发布、协作和分类、搜索和统计管理。

日志管理

对于重要的工作，系统记录操作者、操作时间、操作过程等，便于事后跟踪。

生产经营新闻

各地市企业及其县企业、分行企业和直属部门及其设置部门的相关人员报告相关计划财务数据、经营业务数据、资源数据和人事新闻，使有相关权限的人员可以看到这些新闻。

1.5.2公司门户

公司知识门户有两个作用。

作为邮政业务系统接口集成的框架，将所有应用系统接口集成到知识门户中，实现访问门户的集中管理，提高顾客访问的迅速性。

作为相关情况推送的窗口，客户可以轻松访问业务系统中自己要解决的相关情况，客户登录门户后，可以在第一时间知道等待自己解决的业务新闻，大大提高业务效率。

最终的企业知识门户主要包括以下功能。

各种解决功能的统一接口

这个网站是新闻阅读的界面，也是编辑、讨论、批准等各种功能的操作界面的入口。 通过站点本身的每个功能模块的入口，客户可以迅速进入相应功能的操作界面。

个人化的界面设置。

系统可以为每个登录的客户显示不同的拷贝新闻和功能模块，从而使客户迅速进入自己的业务主题。

快速方便的新闻发布

系统可以容易且迅速地发布组内和部门内的新闻，对于一些新闻，可以经过一定的批准流程后最终显示在门户上。

强大的搜索引擎

新闻发布会的网站需要强大的全文搜索引擎。 客户可以通过输入一个或多个查询条件自动导航到相应的文件副本。

新闻订阅功能

客户可以从网站订阅感兴趣的新闻副本。 这样的新闻副本被更新、制作后，系统可以在网站的专栏中注意，或者用电子邮件、手机邮件等比较迅速的手段通知顾客。

为了真正实现公司门户网站的作用，实现单点登录很重要。 这是为了在个别章节中说明单点登录。

1.5.3单点登录

如果有一个公司的统一门户，资源访问会简单快捷吗？ 答案是否定的。 s省邮政有多个业务应用系统，随着业务的迅速发展，各种应用系统依然开发完毕，邮政内部的顾客需要每天登录多个不同的新闻系统，互联网、邮件、邮件

这个系统需要单点登录功能。 也就是说，根据最初访问互联网时的认证，可以无缝地访问所有认可的互联网资源，因此提高了互联网用户的生产率，减少了互联网操作的费用，降低了互联网安全。

1.5.4数据交换

s省邮政现在有多种类型的应用系统，系统之间的数据存储样式可能不同。 无论是邮政内部应用系统之间的交互还是与其他企业系统的交互，数据存储在不同系统中的样式都可能不同。 这是因为在构建平台系统的过程中，客户需要提供数据交换功能，以方便地定义不同系统之间的数据映射关系，并统一数据样式。

1.5.5公文流程

邮政内部业务的办公室流程种类很多，由于固化流程的实现思路已经不能很好地满足要求，所以业务流程可以定制，需要简化收发文、批准等业务。 通过自定义，可以添加、编辑或删除进程。 还可以设置流程中的各种业务流属性。 定制工具必须是对客户友好的无需编程的可视化工具.。

制作新的公文

各级客户可以根据实际需要制作新的公文(例如收件登记、文件制作等)，将扫描文件、常用office风格文件、甚至系统内的公文作为新的公文附件。 新的公文可以送到过程的下一步。

处理文件。

文件是别人发给自己的文件，系统提供的实时提醒功能会及时通知客户现在应该做的待办事项。

客户处理待办事宜文档时，可以对文档执行以下操作:

正文，制作附件

在文件解决表中输入指示意见

向选定的用户发送文件。

催促监督的公文

可以对文件处理的具体步骤设定活动新闻，活动期限到来后，系统可以自动发送活动新闻，促使文件处理的延迟者立即处理文件。

1.5.6事务解决

事务解决系统是指邮政内部的资源预定管理和事务管理。 资源预定管理将会议室、车辆、办公用品、其他一点固定资产等作为公共资源进行管理，使顾客可以系统进行资源查询、预定、批准等业务。

资源计划管理包括以下几点。

会议的管理

申请会议时，需要提交会议的主题、会议的预定时间、参加者，并准备相关的会议资料。

会议通知允许主办者向参加者和其他利益相关者通知会议的时间、地点，发送会议资料。 接到通知的人可以在系统上作简单的回答。

会议结束后，可以在系统中登记会议记录，指定可以阅览的人，默认情况下参加者有阅览权限。

关于以往的会议记录，可以在日期、会议类别、议题等条件下进行查询。

1.5.7日常业务

日常办公室是指客户在日常办公室必须采用的辅助功能。

要做的事

客户登录系统后，首页会显示待办事宜的提示。 待办事宜可以由客户自己输入，也可以从日程中提取。 待办事宜的类型包括电话回复、电子邮件解决、提交文档等，可由系统管理员定义。

电子邮件

提出行业成熟的产品作为电子邮件服务器。 电子邮件不仅需要内部的新闻交流，将来还需要考虑与公司的员工实现外部的电子邮件交流功能。 因为这个提案使用比较成熟的电子邮件系统是我们的想法。

. 6技术诉求

主动:系统不仅要满足现在的诉求，还要满足未来快速发展的需要。

技术先进成熟可靠。

整合性:本系统的最终目的是建立涵盖互联网上的总企业、分企业的系统，包括办公室系统各子系统之间的数据整合。

根据需要而变化的流程化设计:通过简单、容易学习、快速、灵活的开发手段，开发符合业务需要且能反映变化的应用程序。 而且，此类应用程序符合办公室业务应用程序流程化解决的好处。 易于使用的接口。

效率:应用程序需要高运行效率，必须将硬件平台与功能诉求结合起来，在硬件配置层和应用层进行优化。

可移植性:应用程序必须可移植性强，能够在各种硬件平台、互联网和操作系统环境中工作。

应用程序支持联机帮助功能，系统管理员可以创建帮助副本。

系统结构符合层次性和模块化设计思想，系统结构明确合理，软件灵活，可以根据今后的诉求进行扩展。

系统设计符合互联网设计思想，使用先进的www浏览技术。 随着互联网的普及，www服务有技术的快速发展趋势，是公司应用的快速发展方向，应该能实现与www系统的结合。

开放性:具有开放性优点，支持多种开发语言，支持与各种关系数据库的互连。 支持现有的主流互联网协议标准、邮件和消息传输标准、安全标准和编程开发标准。 能够符合集团企业公布的相关标准和技术体制。

安全:需要强大、完全的多级安全控制使用认证、数字签名、访问控制、加密等多种技术手段，根据角色定义安全级别，同时该安全控制与系统各级串通。 办公室自动化系统解决的新闻通常包括企业机密，办公室对新闻的解决权限因办公室员工而异。。 这是因为该安全控制功能是引入办公室自动化系统的前提条件.。 公司办公室自动化的安全控制要求通常包括防止非法顾客入侵、权限控制、存储和传输加密和电子签名。

可管理性:系统的可配置管理，提供完全的管理手段。

提供电子邮件功能:电子邮件系统具有新的邮件传入通知功能。 您可以及时打开自己的电子邮件地址，浏览相关邮件，在该邮件的指示(链接、url等)下自动打开相关的OA应用程序，进入下一步。

系统可以支持各种复合文档类型的数据:复合文档类型数据与以前传来的数据类型不同。 许多通过办公室自动化解决的新闻载体以文档、报告、信函、传真等形式出现，以混合了合成的副本等各种风格的数据的形式出现。 此外，办公室自动化系统包括各种数据对象作为企业应用系统.。

支持全文搜索:需要一个数据库系统，该系统提供所有存储新闻的全文搜索引擎。

实现业务流程自动化:所有业务流程都是业务流程，特别是事务自动化应用系统的核心应用——公文审批流程解决、会议管理等。 每个员工以流程的形式，由启动器(文档起草者等)开始流程，经过本部门和其他部门的解决(签名、签名等)，最终到达流程的终点(文档发布、归档入库等)。 业务流程可以相互连接、交叉或循环进行。 例如，一个业务流程的终点可能是另一个业务流程的起点，就像在上级部门的文档化解决流程结束后引起下级部门的文档化解决流程一样。 员工流动也打破了单位边界发生在部门和部门的相关部门之间。

支持协作和移动办公:在日常办公室中，需要花很多时间讨论和交换意见来作出决定。 信息表达、合作的工作方法使人们随时随地参加合作的工作，提高工作效率。 支持外出办公以外的办公手段。 外出时，可以通过拨号(连接到互联网)访问oa系统。 无需远程拨号，随时可以通过电话线和广域互联网访问办公室自动化系统。

可以将互联网与其他业务应用系统集成:办公室自动化系统决不是独立的应用程序。 其他应用系统(如erp、人力资源管理系统等)必须能够与内部其他业务应用系统集成，因此与办公室自动化系统相互关联。